YÖNETİM DANIŞMANLIK HİZMETLERİ
Günümüzde 'Danışmanlık' hayatın her alanına giren bir kavramdır. Hızla gelişen ve değişen dünyada danışmanlık, artık ihtiyaç olmaktan öte gereklilik haline gelmiştir. Özellikle işletme yönetiminde 'Yönetim Danışmanlığı' ise, firmanıza dışarıdan bakan profesyonel bir gözün, firmanıza özel çözümler üretmesi anlamında önemli bir noktadadır. Büyük küçük her işletmenin kendi içinde bir döngüsü mevcuttur. Ortaklar ve hissedarlar, karlılık ve maliyetler, patronlar ve yöneticiler, hedefler ve gerçekleşenler, ödemeler ve tahsilatlar, satışlar ve satın almalar, imalat ve montajlar, müşteriler ve çalışanlar hemen hemen her yerde aynıdırlar. Herkes ölçeği doğrultusunda yatırım yapar, riske girer, büyür, istihdam eder ve yine herkes ölçeği doğrultusunda bu faaliyetlerinin bedelleri ve sorunları ile mücadele eder.
Bazen büyük sorunlar olarak gördükleriniz belki de çok küçük sorunlardır ve içinde çözümlerini de barındırır. Ya da gerçek sorun sizin gördüğünüz, üzerinde durduğunuz, çözmeye çalıştığınız sorun bile değildir. Bazen koşuşturma içinde bir bakmışsınız ki patron ya da yönetici değil çalışan oluvermişsiniz. Çalışanlarınız da farkına varmadan patron oluvermişler. Roller karma karışık hale gelmiş ve değişmiş, hedeften sapılmış… Zaten iş hayatı, başlı başlına olanca hızı ve olanca yoğunluğu ile devam ederken karşımıza çıkan ve uğraşmak zorunda olduğunuz bu sorunlar gerçekten çok da çekilesi değil.
'Yönetim Sanatı' işte tam da bu noktada devreye girmektedir. Firmanızın yapısını eksiksiz gözlemle başlayan süreç, firma kültürü ile bütünleşerek devam eder. İşin yapılma süreçlerine bizzat dahil olunarak firmanızın ihtiyacı olan sistem tespit edilir ve firmanızın yapısına uygun hale getirilip çalıştırılmaya başlanır. Yeni oluşturulan sistem de tüm firmada içselleştirilene kadar çalışmalara devam edilir.
Sağlığınızla ilgili sorunlarınızda doktora gitmeden kendi teşhisinizi kendiniz mi koyuyorsunuz? Ya da eczaneye giderek ilaçları alıp onlarla iyileşmeye mi çalışıyorsunuz? Aromatik yağlar, otlar, çaylar da var; onların da hakkını veriyor musunuz? Aslında hepimizin her zaman olmasa da birçoğumuzun sıklıkla yaptığı şey tam olarak da bu. Belki de bugüne kadar işletmenizde de bu şekilde yol aldınız. Yönetim Sanatı olarak ilk yapılacak olan şey, gerçek sorunun tespiti için işletmenizin yönetimsel check-upını yapmak.
Yapılan iş, işyeri, işin yapılışı, müşteriler, yöneticiler, çalışanlar vb. işe dair her ne varsa tam bir analiz süzgecinden geçirilir. Uzaktan bakarak değil işin içine girerek, organizasyonun her noktasına el atarak herbir kişiye temas ederek gerçekleştirilir. Sanki firmadan biri olarak, sanki firma çalışanı olarak İş Analizleri yapılır. Pazarlamacılar ile sahada, İmalatçılar ile atölyede, Montajcılar ile inşaatta, Muhasebeciler ile bankada... Yani iş nerede yapılıyorsa orada…
Dünyanın her ülkesinde birçok kültürel farklılıklar var. Örneğin Türkiye'de muz, çok iyi bir besin kaynağı ve zihin açıcı olarak bebeklik yaşlarından itibaren tüketilirken Vietnam'da öğrencilere muz yedirilmiyor çünkü başarısızlık getireceğine inanıyorlar. Bunun gibi her insan aslında farklı bir kültür, farklı bir dünyadır. İşletmeler de ölçeğine göre farklı kültürlerden ve dünyalardan insanların biraraya gelmesi ile oluşmaktadırlar. İşte bu farklı kültür ve farklı dünya insanlarını tek bir çatı altında ortak bir amaçta biraraya getirmek ve çalıştırmak için herbir çalışanın kişilik envanterleri ve motivasyon envanterleri yapılır ve işletmenin ortak dili oluşturulur.
Katarak ameliyatınızı diş hekiminize yaptırır mısınız? Yaptırmazsınız değil mi? Ama bazen işyerinizde muhasebe yetkinliklerine sahip birisini sahaya pazarlamacı olarak çıkarıyorsunuz. Ya da dışarıda satış yapmak isteyen ve o yetkinliklere sahip birisini ofisinizde Satın Alma Bölümü'nde ya da Depo'da görevlendiriyorsunuz. Doğru kişi doğru yerde çalışmadığı için işyerinde ciddi aksamalar başlıyor. Belki de aksayan tüm işlerin en baş sebebi bir çalışanınızın doğru ünvanda doğru görev tanımında çalışmamasıdır. Ya da sizin yönetici diye işe aldığınız kişinin belki de yönetilmek konusunda daha uzman olmasıdır. Acaba firmanızı ve sizi temsil eden yöneticiniz ne derece doğru kişi? İşte bu noktada Yönetim Sanatı olarak firmaya uygun insan kaynaklarını ve organizasyonel yapılandırmayı sağlıyoruz.
'Kimse benim gibi çalışmıyor, işini işyerini sahiplenmiyor, nerede eski çalışanlar, nerede benim gibi bu işi yapacak insanlar?'… Birçok işletme sahibinin söylediği, söylendiği, hatta şikayet ettiği konulardır bunlar. Acaba çalışanlarınız doğru görev tanımında mı çalışıyorlar? Taşıyabilecekleri yükleri fazla mı? Ya da başkalarının yüklerini mi taşıyorlar? 50 Kg ağırlığında olan bir çalışanınıza 80 Kg'lık yük mü veriyorsunuz? Hiç bu açıdan baktınız mı? Organizasyon yapınız ve görev tanımlarınız çalışanlarınızın gözünde nasıl görünüyor? Acaba saygı duydukları inandıkları ve severek yer aldıkları bir görevleri ve organizasyon şemaları var mı? Yönetim Sanatı olarak Görev Tanımları; işe, işyerine, kişiye, beklentilere ve yetkinliklere göre şekillendirilir ve bu doğrultuda firmanın yeni Organizasyon Şeması oluşturulur.
Daha iyi bir performans mı elde etmek istiyorsunuz? Daha çok karlılık, daha çok satış, daha çok tahsilat, daha çok imalat, daha iyi hizmet, daha iyi montaj, daha iyi sevkiyat, daha mutlu müşteriler mi istiyorsunuz? Dönemsel sıkıntılarınız var ve dönemsel ekstra kazançlar mı istiyorsunuz? Peki almak için ne veriyorsunuz? Aynı şeyleri vererek maalesef ki aynı sonuçları alırsınız. Peki işletmenizde her departman için Ödül Sistemi oluşturup her departmana bunu şeffaf bir şekilde duyursanız ve Kazan-Kazan Prensibi'yle çalışsanız nasıl olur? İyi olmaz mı? Yönetim Sanatı olarak doğru Ödül / Prim / Teşvik Sistemleri kurulur ve verimlilik artırılarak hem şirketin, hem çalışanların, hem de ilgili tedarikçilerin ve müşterilerin kazandığı bir yapılanma oluşturulur.
'Yanımdaki çalışma arkadaşım işini iyi yapmıyor, akşama kadar sosyal medya hesaplarında vakit geçiriyor, o da aynı maaşı alıyor ben de aynı maaşı alıyorum. Ona kimsenin birşey dediği yok. Ben niye çalışayım ki? Ben niye kendimi parçalayayım ki?'… Maalesef ki acı ama gerçek. Bu şekildeki çalışmayanların, kötü çalışanların iyi yönetilmemesi iyi performans gösterecek olanların da iyi yönetilmemesine neden oluyor. Sonra ne mi oluyor? İşyeri kaybediyor… Yönetim Sanatı olarak Minumum Çalışma Standartları tespit edilir, prosedürleştirilir ve Ceza Sistemleri ile Performans Arttırıcı Süreçler desteklenir.
Kişisel gelişim bugün birçok çalışan için en ön sırada yer alan bir motivasyon faktörüdür. Mesleki eğitimler ya da farklı eğitimler ile herkes kendisini daha da ileriye götürmeyi, kendisini geliştirmeyi hedeflemektedir. Çalışanların bu kadar talepkar olduğu ve firmanın işlerine de inanılmaz ivme kazandıracak bu kadar önemli bir konuyu neden atlıyoruz ki? İşlerden eğitime vakit mi kalmıyor? Ya da işler daha mı öncelikli? Eğitim gereksiz mi?... Oysaki çalışanlarınızı 1 saat az çalıştırıp eğitim almalarını sağlarsanız ertesi günlerde onlardan belki 100 saat'lik ekstra verimli işler alırsınız. Yönetim Sanatı olarak firmanın eğitim ihtiyaçları tespit edilir ve firmaya özel eğitimler düzenlenir.
Araçların gün içinde nereye gittiği ve müşterilerin hangi sıklıkta ziyaret edildiği bilinmiyor, raporlar yazılmıyor, son kontroller yapılmıyor, e-posta mesajlarına dönülmüyor, sabah işe geç kalınıyor, dinlenme zamanlarına kimse riayet etmiyor, telefonda çok uzun süreler özel görüşmeler yapılıyor... Her gün olan ve her gün olmaya devam edecek küçük ama önemli sorunlar bunlar... Avrupa'da bir ülkede yaşıyor olsaydık 1 dakika'nın önemini biliyor olurduk. Ama maalesef henüz bu kültürümüz tam olarak yerleşmedi. Yönetim Sanatı olarak bazı İç Denetim Sistemleri'yle bu ve buna benzer küçük ama etkisi büyük olan sorunlara çözümler bulunur ve firmanının olmazsa olmaz kuralları oluşturulur.
Firma çalışanlarınızla profesyonel bir oganizasyonda en son ne zaman toplantı yaptınız? Şirketinizin hedeflerini, yapmak istediklerinizi, gitmek istediğiniz yolları en son profesyonelce ne zaman çalışanlarınıza ilettiniz? Çalışanlarınızdan başarılı olanları herkesin içinde bir plaket ya da başka bir ödül ile hiç onore ettiniz mi? Diğerlerine örnek olması gereken davranışları ödüllendirip herkese bunu gösterdiniz mi? Başarı örneklerini, iyi yapılan şeyleri ön plana çıkardınız mı? Onlarla hep birlikte ne zaman bir sosyal aktivite yaptınız? Onlarla en son ne zaman eğlendiniz?... Firmamız bizim ailemizden daha fazla zaman geçirdiğimiz yer değil mi? Ailemiz değil mi o insanlar? Peki biz ailemiz dediğimiz insanlarla ne sıklıkta sosyal paylaşımlar yapıyoruz?... Evet çoğunlukla yapamıyoruz… Yönetim Sanatı olarak takım ruhunu oluşturacak Yönetim Performans Toplantıları ve Sosyal Aktivite Çalışmaları yapılarak işyerinde verimlilik en üst seviyeye çıkarılır.
Tüm bu aşamalı çalışmaların yada tekli yürütülen çalışmaların sonucunda tek bir hedef bulunmaktadır: Firmanın performasını en üst seviyeye çekmek ve rakamsal olarak bunları görmek… Bu noktada en başta firma sahibi / ortakları ile Stratejik Hedefler belirlenir, birlikte Yol Haritaları çizilir ve tüm çalışmaların sonucunda da Firma Performansı (KPI) değerlendirilir. Yönetim Sanatı olarak, kısa / orta / uzun vadeli Stratejik Hedefler firma ile birlikte belirlenir, anayasa haline getirilir, uygulanır ve verimlilik rakamsal olarak elde edilerek sonrasında da süreklilik için takip edilir.